Fotky ze školky pro rodiče. Ne pro Facebook.

1. Poskytovatel a rozsah podmínek

Poskytovatelem služby FotoDrop pro školy je:

Martin Žídek
IČO: 73767018
DIČ: CZ8308065612
Sídlo: Počernická 514/54, 108 00 Praha 10 – Malešice
Zapsán v živnostenském rejstříku; evidující úřad: ÚMČ Praha 10
E-mail: info@fotodrop.cz
Telefon: +420 604 845 359

(dále jen „FotoDrop“ nebo „poskytovatel“).

Tyto obchodní podmínky upravují poskytování služby FotoDrop pro školy právnickým osobám a podnikajícím fyzickým osobám při výkonu jejich profesní, veřejné, vzdělávací nebo jiné organizační činnosti. Nejsou určeny pro spotřebitelské objednávky.

Objednatelem je právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba označená v objednávce názvem nebo obchodní firmou, IČO a sídlem. Název školy, školského zařízení, třídy nebo pracoviště zobrazený v aplikaci nemusí být názvem smluvní strany.

Osoba, která založí zkušební provoz nebo odešle placenou objednávku, potvrzuje, že jedná za objednatele a je oprávněna smlouvu a zpracovatelské ujednání přijmout. FotoDrop může požádat o doložení tohoto oprávnění nebo o potvrzení objednávky jinou oprávněnou osobou. Samotné přidělení role „ředitel“ v aplikaci nepředstavuje ověření statutárního nebo interního oprávnění dané osoby.

2. Vymezení pojmů

Pro účely těchto podmínek se rozumí:

• službou webová služba FotoDrop pro školy v rozsahu objednaného plánu;
• školou organizace, pracoviště nebo prostředí, pro které objednatel službu používá;
• ředitelem uživatel s organizačním oprávněním ke správě školy v aplikaci;
• učitelem oprávněný pracovník přiřazený k jedné nebo více třídám;
• oprávněným pracovníkem ředitel nebo učitel v rozsahu svého oprávnění;
• rodičem nebo oprávněným příjemcem osoba, které objednatel zpřístupnil odkaz a PIN k třídní galerii; tento pojem neznamená, že FotoDrop ověřil její právní vztah k dítěti;
• třídním albem přístupově omezená galerie fotografií a podporovaných videí pro jednu třídu;
• objednávkou elektronická objednávka potvrzená FotoDropem;
• obdobím služby doba uvedená v objednávce nebo při založení zkušební třídy;
• lhůtou pro export doba po skončení placeného období, během které mohou oprávnění pracovníci stáhnout dostupný export;
• DPA zpracovatelské ujednání mezi objednatelem jako správcem a FotoDropem jako zpracovatelem.

3. Popis služby

FotoDrop poskytuje objednateli webovou službu pro ukládání, organizaci a zpřístupnění školních fotografií a podporovaných videí v třídních galeriích chráněných unikátním odkazem a šestimístným PINem.

Ředitelé mohou v rozsahu aktuálních funkcí služby spravovat školu, třídy, oprávněné pracovníky, objednávky, faktury, PINy, média a exporty. Učitelé mohou pracovat pouze s třídami, ke kterým byli přiřazeni, zejména nahrávat, spravovat a exportovat jejich obsah. Rodiče mohou po zadání PINu zobrazovat a stahovat jednotlivá povolená média. Do školních alb nenahrávají a nepotřebují účet ani aplikaci.

FotoDrop není školním informačním systémem, spisovou službou ani trvalým archivem. Nezajišťuje matriku, docházku, omluvenky, stravování, známky, zdravotní evidenci ani obecnou komunikaci školy s rodiči. FotoDrop neurčuje právní titul pořizování nebo sdílení fotografií a neposkytuje individuální právní poradenství.

3.1 Podporované soubory

V aktuální verzi služby jsou podporovány zejména:

• fotografie ve formátech JPEG, PNG, HEIC, HEIF a WebP, nejvýše 20 MiB na soubor;
• videa ve formátech MP4, MOV/QuickTime a WebM, nejvýše 100 MiB na soubor.

Fotografie se při běžném nahrání optimalizují nejvýše na 4 000 pixelů na delší straně. FotoDrop ukládá optimalizovanou variantu, nikoli nutně nedotčený původní soubor. Export proto obsahuje soubory v podobě uložené službou.

FotoDrop může podporované formáty a jednotlivé technické limity přiměřeně měnit, pokud tím podstatně nesníží použitelnost již objednané služby.

3.2 Přiměřené používání

Plány nemají samostatně stanovený souhrnný limit počtu fotografií, videí nebo celkové velikosti úložiště, není-li v objednávce uvedeno jinak. Služba je však určena pro běžné sdílení školních fotografií, nikoli jako obecné zálohovací úložiště, dlouhodobý archiv nebo cíl automatizovaného hromadného importu.

Pokud způsob používání zjevně přesáhne běžný účel služby a nepřiměřeně ohrozí její bezpečnost, dostupnost nebo náklady, FotoDrop nejprve objednatele vyzve k nápravě nebo navrhne odpovídající technické či cenové řešení. Bez předchozí výzvy může zasáhnout pouze při bezprostředním bezpečnostním nebo provozním riziku.

4. Zkušební třída

Objednatel může jednou využít bezplatnou zkušební třídu, pokud splní podmínky zobrazené při jejím založení. Technická ochrana v aktuální verzi omezuje zkušební provoz podle normalizované e-mailové adresy ředitele; FotoDrop může opakovaný nebo zjevně obcházený zkušební provoz odmítnout.

Zkušební třída:

• trvá 60 dní od založení;
• zahrnuje jednu třídu a jednoho aktivního učitele;
• může po přijetí těchto podmínek a DPA obsahovat skutečné školní fotografie a videa;
• není placenou objednávkou a nevystavuje se k ní faktura;
• automaticky se nemění na placený plán;
• nemá po skončení samostatnou lhůtu pro export.

Objednatel si musí potřebný obsah vyexportovat před skončením zkušební doby. Po jejím skončení FotoDrop ukončí rodičovský a provozní přístup a zahájí offboarding podle článku 15 a retenční přílohy.

5. Placené plány

Aktuální nabídka pro jedno objednané období je:

Plán	Cena	Třídy	Učitelé	Lhůta pro export	Podpora
Jedna třída	990 Kč	1	podle potřeby školy	30 dní	standardní
Školka bez Facebooku	1 490 Kč	až 5	podle potřeby školy	30 dní	standardní
Větší škola	2 990 Kč	až 30	podle potřeby školy	90 dní	přednostní pořadí bez SLA

Všechny placené plány zahrnují správu učitelů a nemají samostatný pevný limit aktivních učitelských členství. Kapacitu placeného plánu určuje počet tříd. Zkušební třída zůstává omezena na jednoho aktivního učitele podle článku 4.

Cena, plán, limity a přesné období uvedené v potvrzené objednávce jsou pro danou objednávku rozhodující. Objednávka uskutečněná v průběhu školního roku se automaticky nekrátí a její pozdější aktivace neposouvá sjednaný konec období, není-li v objednávce uvedeno jinak.

Poskytovatel není plátcem DPH. Uvedené ceny jsou konečné a DPH se k nim nepřipočítává. Přidělené DIČ samo o sobě neznamená, že je poskytovatel plátcem DPH.

6. Objednávka a uzavření smlouvy

V samoobslužném checkoutu objednatel zejména:

1. vybere plán a období služby;
2. uvede identifikační a fakturační údaje;
3. zkontroluje cenu, způsob úhrady a období služby;
4. přijme tyto podmínky a DPA;
5. potvrdí oprávnění jednat za objednatele;
6. výslovně přijme upozornění na omezení odpovědnosti podle článku 22.

Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy FotoDrop objednávku přijme a zobrazí nebo odešle její potvrzení. U zkušební třídy je smlouva uzavřena potvrzením jejího založení.

Placený plán se aktivuje až po úplném připsání a spolehlivém přiřazení sjednané ceny. Samotné vystavení faktury, vytvoření objednávky ani zahájení platby neznamená úhradu nebo aktivaci.

Není-li cena uhrazena do deseti dnů po splatnosti, může FotoDrop objednávku zrušit. Před zrušením může objednatele upozornit, není-li z okolností zřejmé, že objednávka již nemá být realizována.

FotoDrop uchovává k objednávce důkazní záznam obsahující zejména verzi a snapshot smluvních dokumentů, identifikaci objednatele, objednaný plán, cenu, období, čas přijetí a elektronická potvrzení.

7. Platba a účetní doklady

Objednatel může zaplatit:

1. kartou nebo jinou metodou nabízenou platební bránou Comgate; nebo
2. bankovním převodem podle vystavené faktury nebo platebních pokynů.

Údaje platební karty zadává plátce přímo v prostředí platební brány. FotoDrop je neukládá ani k nim nemá přístup.

7.1 Bankovní převod

Není-li na faktuře uvedeno jinak, činí splatnost 14 kalendářních dnů. Objednatel uhradí přesnou částku v CZK a použije přidělený variabilní symbol. Aktuální účet a další platební údaje jsou uvedeny na konkrétní faktuře nebo výzvě k úhradě, nikoli v těchto podmínkách.

7.2 Platba kartou

Nárok na aktivaci vzniká po potvrzení stavu platby PAID platební bránou a ověření platby FotoDropem. Vrácení kartové platby se provádí prostřednictvím Comgate na původní platební prostředek, pokud to technické a právní podmínky umožňují.

7.3 Nestandardní platby

• Částečná úhrada neaktivuje plán. FotoDrop vyzve objednatele k doplacení nebo s ním dohodne další postup.
• Přeplatek nebo duplicitní platba se po ověření vrací původnímu plátci, není-li písemně dohodnuto její započtení na jinou konkrétní objednávku.
• Platbu bez správného variabilního symbolu lze přiřadit podle částky, plátce, čísla objednávky nebo dalších spolehlivých údajů; aktivace může být do dokončení přiřazení odložena.
• Platba třetí osoby nemění objednatele ani osobu, na kterou je vystaven účetní doklad.

7.4 Faktura a opravy

FotoDrop vystaví fakturu nebo jiný účetní doklad a zpřístupní jej v administraci nebo odešle na fakturační e-mail. U platby kartou tak učiní bez zbytečného odkladu po potvrzení úhrady, nejpozději zpravidla do pěti pracovních dnů.

Doklad obsahuje zejména identifikaci stran, číslo objednávky nebo faktury, předmět a období plnění, částku, měnu, datum vystavení, případně splatnost a platební stav. Obsahuje také informaci: „Poskytovatel není plátcem DPH.“

Při zrušení, vrácení ceny nebo jiné opravě se použije storno doklad, dobropis nebo opravný účetní doklad. Nejde o opravný daňový doklad ve smyslu DPH, pokud FotoDrop není plátcem DPH.

8. Doba služby a obnova

Placený plán se poskytuje pro období uvedené v objednávce, standardně od 1. září do 31. srpna. Technická konfigurace může vyjadřovat stejné období počtem dnů.

Obnova není automatická. FotoDrop neprovádí opakované inkaso a smlouvu bez nové objednávky neprodlužuje. Objednatel může objednat bezprostředně navazující období předem; nový plán se aktivuje od sjednaného počátku.

Před koncem období může FotoDrop oprávněné pracovníky upozornit na konec služby a dostupnost exportu. Neobjedná-li objednatel další období, rodičovský přístup skončí posledním dnem období a dále se postupuje podle článku 15.

9. Přístupové role a ochrana přístupu

Objednatel určuje, kdo má být ředitelem nebo učitelem, a odpovídá za správnost a aktuálnost přidělených oprávnění. Bez zbytečného odkladu odebere přístup osobám, které jej již nepotřebují.

Každé třídní album je chráněno unikátním odkazem a šestimístným PINem. Po úspěšném zadání může být přístupová relace na zařízení uchována nejvýše 30 dní. PIN potvrzuje jeho znalost, nikoli totožnost osoby, která jej zadala.

Objednatel zejména:

• předává odkaz a PIN pouze zamýšleným příjemcům;
• nesděluje PIN veřejně ani jej neumisťuje do veřejně přístupných materiálů;
• při podezření na kompromitaci PIN bezodkladně změní;
• chrání přihlašovací odkazy, relace, exporty a zařízení oprávněných pracovníků;
• informuje FotoDrop o podezřelém přístupu nebo zneužití.

Změna PINu zvyšuje jeho verzi a dříve vydané rodičovské přístupy přestanou platit při následujícím ověřovaném požadavku. Technická ochrana omezuje opakované neúspěšné pokusy o zadání PINu, nemůže však zcela vyloučit zneužití oprávněným příjemcem.

Odkaz a PIN nemohou zabránit pořízení screenshotu, stažení fotografie, fotografování obrazovky nebo dalšímu předání obsahu osobou, která k němu získala přístup. Objednatel tuto skutečnost zohlední při výběru obsahu a při poučení příjemců.

10. Povinnosti objednatele

Objednatel zejména:

• určuje účel a právní titul zpracování a zpřístupnění školních fotografií, videí, kontaktů a souvisejících údajů;
• zajišťuje potřebné informační povinnosti vůči dětem, zákonným zástupcům, zaměstnancům a dalším osobám;
• respektuje osobnostní, autorská a jiná práva zachycených osob a autorů obsahu;
• nahrává pouze obsah, který smí pořídit, uložit, upravit a zpřístupnit;
• před zveřejněním ručně kontroluje, zda obsah neobsahuje osobu, kterou podle pravidel objednatele nelze sdílet;
• udržuje správné třídní přiřazení, kontakty a rozhodnutí o sdílení;
• nepoužívá popisky k ukládání zbytečných zdravotních, sociálních nebo jiných citlivých údajů;
• vyřizuje žádosti a námitky dotčených osob a uděluje FotoDropu potřebné pokyny;
• používá službu v souladu s právními předpisy, DPA a těmito podmínkami.

Šablony, vzory a informační texty poskytované FotoDropem jsou obecnými provozními podklady. Objednatel odpovídá za jejich přizpůsobení svému právnímu postavení, účelu a vnitřním procesům.

11. Volitelná evidence rozhodnutí zákonných zástupců

Evidence rozhodnutí a e-mailové kampaně zákonným zástupcům jsou volitelnou nadstavbou. Objednatel je nemusí používat, aby mohl vytvářet třídy a alba.

Pokud tuto funkci aktivuje, odpovídá zejména za:

• správné přiřazení dítěte, třídy a kontaktního e-mailu;
• oprávněnost oslovení daného kontaktu;
• znění účelu, otázky a informace o zpracování;
• volbu právního titulu a dobu platnosti rozhodnutí;
• řešení rozporů mezi zákonnými zástupci;
• ruční kontrolu konkrétních fotografií.

FotoDrop může ověřit kontrolu nad e-mailovou schránkou, nikoli právní postavení zákonného zástupce.

Nevyřízené, nepovolené, odvolané, konfliktní nebo prošlé rozhodnutí se v produktu vyhodnocuje jako „nesdílet“. FotoDrop neprovádí rozpoznávání obličejů, identifikaci osob ve fotografiích ani automatické přiřazování dítěte ke konkrétnímu médiu.

Dojde-li k odvolání nebo jinému zpřísnění rozhodnutí, vytvoří služba objednateli úkol ručně prověřit již zpřístupněná média v dotčené třídě. Objednatel úkol označí jako vyřízený až po skutečném prověření a případném skrytí nebo odstranění médií.

12. Obsah, licence a zakázané použití

Objednatel a jeho oprávnění pracovníci odpovídají za obsah vložený do služby.

Vložením obsahu poskytuje objednatel FotoDropu po dobu jeho oprávněného uchovávání nevýhradní, územně neomezené a bezúplatné oprávnění obsah uložit, přenášet, technicky zpracovat, optimalizovat, vytvořit náhledy, zařadit do exportu a zpřístupnit v rozsahu nezbytném pro poskytování služby. Toto oprávnění nezahrnuje použití obsahu pro reklamu, trénování modelů umělé inteligence nebo jiné vlastní marketingové účely FotoDropu.

Je zakázáno ukládat nebo zpřístupňovat zejména:

• nezákonný obsah nebo obsah porušující práva třetích osob;
• materiál sexuálně zneužívající děti nebo jiný obsah ohrožující děti;
• škodlivý kód, podvodný obsah nebo nástroje k získávání přístupových údajů;
• obsah, který objednatel nemá právo použít;
• obsah nesouvisející s běžným účelem školní služby, pokud nepřiměřeně zatěžuje provoz.

FotoDrop může při důvodném podezření na nezákonnost nebo bezprostřední riziko obsah skrýt, odstranit, uchovat nezbytné důkazní údaje a učinit kroky vyžadované právními předpisy. Je-li znám kontakt dotčeného uživatele a nebrání-li tomu zákonný, bezpečnostní nebo vyšetřovací důvod, FotoDrop poskytne srozumitelné odůvodnění a informaci o možnosti obrátit se na podporu.

Vznikne-li důvodné podezření na trestný čin zahrnující ohrožení života nebo bezpečnosti osoby, FotoDrop neprodleně informuje příslušný orgán činný v trestním řízení nebo soudní orgán v rozsahu vyžadovaném právními předpisy.

Nezákonný obsah lze oznámit prostřednictvím https://fotodrop.cz/nahlas.

13. Ochrana osobních údajů

Při zpracování školních fotografií, videí, třídních údajů, kontaktů zákonných zástupců a evidence jejich rozhodnutí vystupuje objednatel jako správce a FotoDrop jako zpracovatel. Podrobnosti upravuje DPA a jeho přílohy.

Při zpracování údajů potřebných k uzavření a plnění smlouvy, fakturaci, zabezpečení služby, prevenci zneužití, řešení incidentů, ochraně právních nároků a plnění vlastních zákonných povinností vystupuje FotoDrop jako samostatný správce.

FotoDrop nepoužívá školní fotografie a videa pro:

• reklamu nebo profilování;
• rozpoznávání, vyhledávání nebo identifikaci obličejů;
• automatické určování vlastností, zdravotního stavu nebo emocí osob;
• trénování modelů umělé inteligence;
• prodej nebo poskytování dat reklamním sítím.

Hlavní aplikační databáze a školní média jsou ukládány v prostředcích nakonfigurovaných s evropským umístěním. Přenos, autorizované vydávání, dočasné síťové zpracování nebo transformace médií a omezené provozní, bezpečnostní, podpůrné, platební a e-mailové údaje mohou být zpracovávány také mimo Evropský hospodářský prostor za použití záruk popsaných v DPA a seznamu subzpracovatelů. FotoDrop proto neposkytuje absolutní záruku, že žádný obsahový nebo technický údaj nikdy neopustí EHP.

14. Dostupnost, údržba a podpora

FotoDrop usiluje o spolehlivou dostupnost služby, nezaručuje však nepřetržitý provoz bez výpadků. Služba může být dočasně omezena zejména z důvodu:

• plánované nebo neodkladné údržby;
• bezpečnostního incidentu;
• výpadku internetové, cloudové, e-mailové nebo platební infrastruktury;
• vyšší moci nebo jiné okolnosti mimo přiměřenou kontrolu poskytovatele.

Pro běžnou podporu slouží podpora@fotodrop.cz; pro otázky soukromí a bezpečnosti info@fotodrop.cz.

Není-li v individuální dohodě výslovně uvedeno jinak, služba nemá smluvní SLA ani garantovanou dobu první odpovědi. Přednostní podpora u plánu Větší škola znamená přednostní pořadí zpracování požadavku, nikoli garantovanou reakční nebo opravnou dobu.

15. Export, retence a odstranění dat

Rodičovský přístup a možnost nového nahrávání končí posledním dnem období služby.

Oprávnění pracovníci mohou během lhůty pro export:

• zobrazit obsah v rozsahu aktuálního režimu služby;
• stáhnout jednotlivá média;
• stáhnout dostupný hromadný export třídních médií;
• vyexportovat další dostupná metadata nebo evidence, pokud je daná funkce součástí služby.

Export obsahuje uložené optimalizované fotografie a podporovaná videa v běžně použitelných formátech. FotoDrop nezaručuje zachování původního souboru před optimalizací ani všech původních metadat.

Po skončení lhůty pro export FotoDrop:

1. odvolá zbývající provozní přístupy;
2. zařadí média a provozní data do řízeného dávkového offboardingu;
3. data odstraní, anonymizuje nebo minimalizuje podle jejich účelu;
4. opakuje neúspěšné kroky mazání a zachovává pouze nezbytný technický záznam o provedení;
5. ponechá odděleně pouze údaje, pro které trvá zákonný, smluvní nebo obranný účel.

Odstranění z aktivního provozu probíhá bez zbytečného odkladu v pravidelných technických cyklech. Provozním cílem je dokončit aktivní offboarding do 30 dnů po skončení příslušné lhůty; nejde o samostatnou garantovanou servisní úroveň. Data mohou po omezenou dobu přetrvat v automatických zálohách a mechanismech obnovy dodavatelů, kde nejsou běžně dostupná ani používána k jinému účelu. Při obnově se dříve provedený výmaz znovu aplikuje.

Faktury, záznamy objednávek, důkazy přijetí smluvních dokumentů, bezpečnostní a incidentní záznamy a další výslovně retenční evidence se uchovávají odděleně podle retenční přílohy.

Objednatel si musí před koncem dostupného exportního období uložit obsah, který potřebuje dále uchovat. FotoDrop není trvalým archivem školní dokumentace.

16. Změny služby a podmínek

Nové znění obchodních podmínek se použije na objednávky uzavřené po dni jeho účinnosti.

Na běžící smlouvu se změněné podmínky použijí pouze po jejich výslovném přijetí objednatelem, nestanoví-li závazný právní předpis jinak.

FotoDrop může během běžícího období provádět technické, bezpečnostní, právní a provozní změny, které podstatně nesnižují zaplacené funkce, limity ani úroveň ochrany. Pokud by byla nezbytná podstatná změna v neprospěch objednatele, FotoDrop nabídne přiměřené náhradní řešení nebo možnost smlouvu ukončit s vrácením poměrné části ceny za neposkytnuté období.

Neměnný snapshot dokumentů přijatých s konkrétní objednávkou zůstává zachován jako smluvní důkaz.

17. Pozastavení a ukončení

Objednatel může požádat o ukončení služby e-mailem z adresy oprávněné jednat za objednatele.

• Před aktivací placeného plánu má objednatel nárok na vrácení uhrazené ceny.
• Po aktivaci ukončení bez vady služby samo o sobě nezakládá nárok na poměrnou vratku.
• Objednatel může požádat o dřívější odstranění provozních dat; FotoDrop žádost provede v rozsahu slučitelném s DPA, právními povinnostmi a ochranou právních nároků.

FotoDrop může službu bez předchozí výzvy dočasně pozastavit, je-li to nezbytné k odvrácení bezprostředního bezpečnostního rizika, zabránění nezákonnému použití nebo ochraně dětí a dalších osob.

Při jiném odstranitelném podstatném porušení vyzve FotoDrop objednatele k nápravě a poskytne přiměřenou lhůtu, zpravidla deset dnů. Není-li náprava provedena, může smlouvu ukončit.

Ukončí-li FotoDrop placenou službu z provozního důvodu na své straně, který nebyl způsoben porušením objednatele, poskytne objednateli alespoň 30 dní pro export, není-li okamžité ukončení nutné z právního nebo bezpečnostního důvodu, a vrátí poměrnou část ceny za neposkytnuté období.

18. Oznámení vady a náprava

Objednatel oznámí vadu bez zbytečného odkladu na podpora@fotodrop.cz a uvede:

• identifikaci objednatele a školy;
• číslo objednávky nebo faktury, je-li relevantní;
• popis problému a čas jeho výskytu;
• dostupné technické podklady bez hesel, PINů, přístupových tokenů nebo zbytečných osobních údajů.

FotoDrop vadu prověří a podle její povahy poskytne opravu, náhradní řešení, opakované plnění, přiměřenou slevu, poměrnou vratku nebo jiný prostředek odpovídající smlouvě a právním předpisům.

19. Důvěrnost

Každá strana chrání neveřejné informace druhé strany, které získá v souvislosti se smlouvou, používá je pouze k jejímu plnění a zpřístupní je jen osobám, které je potřebují znát a jsou vázány odpovídající mlčenlivostí.

Povinnost se nevztahuje na informace, které:

• jsou nebo se bez porušení smlouvy stanou veřejně známými;
• strana prokazatelně znala již před jejich získáním;
• byly oprávněně získány od třetí osoby;
• musí být poskytnuty podle právního předpisu nebo rozhodnutí orgánu veřejné moci.

Povinnost důvěrnosti trvá pět let po skončení smlouvy. Pro osobní údaje, obchodní tajemství a informace, jejichž povaha vyžaduje delší ochranu, trvá po dobu odpovídající jejich účelu a právním předpisům.

20. Odpovědnost objednatele

Objednatel odpovídá zejména za:

• zvolený účel a právní titul zpracování;
• oprávněnost pořízení a zpřístupnění obsahu;
• správnost tříd, kontaktů, přiřazení a rozhodnutí;
• výběr konkrétních fotografií a videí;
• přidělení a včasné odebrání uživatelských oprávnění;
• předání odkazu nebo PINu mimo zamýšlené příjemce na své straně;
• plnění práv subjektů údajů a osobnostních práv;
• jednání svých oprávněných pracovníků.

Vznikne-li třetí osobě nárok výlučně nebo převážně v důsledku prokazatelného porušení těchto povinností objednatelem, poskytne objednatel FotoDropu přiměřenou součinnost a nahradí mu účelně vynaložené přímé náklady v rozsahu, v němž byly tímto porušením způsobeny.

21. Vyšší moc a dodavatelé

Strana neodpovídá za nesplnění povinnosti způsobené mimořádnou, nepředvídatelnou a nepřekonatelnou překážkou vzniklou nezávisle na její vůli, pokud o ní druhou stranu bez zbytečného odkladu informuje a přijme přiměřená opatření ke zmírnění následků.

Použití cloudových, e-mailových a platebních dodavatelů samo o sobě nezbavuje FotoDrop odpovědnosti za povinnosti, které mu podle smlouvy nebo právních předpisů náleží. FotoDrop však neodpovídá za jednání dodavatele v rozsahu, v němž je událost mimo jeho přiměřenou kontrolu a FotoDrop dodavatele vybral a řídil s náležitou péčí.

22. Omezení odpovědnosti FotoDropu

V rozsahu dovoleném právními předpisy nepřesáhne souhrnná povinnost FotoDropu nahradit objednateli majetkovou újmu vzniklou v souvislosti s jednou objednávkou nebo jedním obdobím služby celkovou cenu, kterou objednatel za dotčené období služby skutečně uhradil.

Limit se použije souhrnně na všechny nároky objednatele související s danou objednávkou bez ohledu na jejich počet, právní důvod nebo okamžik uplatnění. Více událostí vycházejících ze stejné nebo vzájemně související příčiny se pro účely limitu považuje za jednu událost.

U bezplatné zkušební třídy se pro účely limitu považuje za cenu služby aktuální cena plánu Jedna třída platná v den založení zkušební třídy.

V rozsahu dovoleném právními předpisy FotoDrop nehradí ušlý zisk, ztrátu příjmů, ztrátu obchodní příležitosti, poškození pověsti ani jinou nepřímou nebo následnou majetkovou újmu.

Uvedená omezení se nepoužijí v rozsahu, v němž jejich použití právní předpis nepřipouští, zejména:

• při úmyslu nebo hrubé nedbalosti;
• při újmě způsobené člověku na jeho přirozených právech;
• vůči objednateli, který je v konkrétním vztahu slabší stranou, pokud zákon omezení nepřipouští;
• na právo subjektu údajů na náhradu podle právních předpisů o ochraně osobních údajů;
• na pravomoci dozorových nebo jiných orgánů veřejné moci;
• na povinnost vrátit cenu za neposkytnutou část služby nebo vydat bezdůvodné obohacení.

23. Komunikace a doručování

Běžná komunikace probíhá prostřednictvím administračního rozhraní a e-mailů uvedených v objednávce. Objednatel udržuje své kontaktní údaje aktuální.

Dokument je považován za doručený:

• vložením do administrace, pokud je objednatel na jeho zpřístupnění upozorněn;
• odesláním na evidovanou e-mailovou adresu, pokud se zpráva nevrátí jako nedoručitelná;
• jiným prokazatelným způsobem dohodnutým stranami.

Bezpečnostní incidenty a právně významná oznámení se zasílají na kontakty uvedené v objednávce nebo DPA.

24. Rozhodné právo a řešení sporů

Smlouva se řídí právem České republiky.

Strany se nejprve pokusí vyřešit spor jednáním. Nedojde-li k dohodě, rozhodnou spor věcně a místně příslušné soudy České republiky.

25. Závěrečná ustanovení

Součástí smlouvy jsou:

1. individuálně sjednané dodatky;
2. potvrzená objednávka;
3. DPA a jeho přílohy pro otázky zpracování osobních údajů;
4. produktové nebo bezpečnostní přílohy výslovně zahrnuté do objednávky;
5. tyto obchodní podmínky.

Při rozporu se použije uvedené pořadí, přičemž DPA má přednost pro otázky zpracování osobních údajů.

Neplatnost nebo neúčinnost jednotlivého ustanovení nemá vliv na ostatní ustanovení, lze-li je od něj oddělit. Strany nahradí dotčené ustanovení takovým přípustným řešením, které se nejvíce blíží jeho hospodářskému a právnímu účelu.

Smlouva může být uzavřena elektronicky. Elektronické přijetí, potvrzovací e-mail a uložený snapshot dokumentů tvoří důkaz o jejím obsahu.

---

Toto zpracovatelské ujednání je uzavřeno mezi objednatelem označeným v objednávce jako správcem osobních údajů (dále jen „správce“) a Martinem Žídkem, IČO 73767018, jako zpracovatelem (dále jen „zpracovatel“ nebo „FotoDrop“).

DPA je součástí smlouvy o poskytování služby FotoDrop pro školy a upravuje zpracování osobních údajů jménem správce podle článku 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“).

1. Předmět a rozsah

Zpracovatel poskytuje správci technickou službu pro ukládání, organizaci, zpřístupnění, export a odstranění školních fotografií, podporovaných videí a souvisejících údajů.

Podrobný předmět, doba, povaha, účel, kategorie osobních údajů a kategorie subjektů údajů jsou uvedeny v příloze Kategorie údajů, osob a pokyny zpracování.

Toto DPA se nevztahuje na zpracování, při kterém FotoDrop vystupuje jako samostatný správce, zejména na:

• uzavření a správu smlouvy;
• fakturaci a evidenci plateb;
• zabezpečení vlastní infrastruktury a účtů;
• prevenci podvodů a zneužití;
• řešení právních nároků a plnění zákonných povinností.

2. Pokyny správce

Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů správce, včetně pokynů týkajících se předání do třetí země, ledaže mu zpracování ukládá právo Evropské unie nebo České republiky. V takovém případě zpracovatel správce předem informuje, pokud to právní předpis nezakazuje z důvodu důležitého veřejného zájmu.

Za doložený pokyn se považuje zejména:

• uzavřená objednávka a toto DPA;
• nastavení a úkony provedené oprávněným pracovníkem v aplikaci;
• žádost zaslaná z oprávněného kontaktního e-mailu;
• individuální písemný dodatek.

Pokud zpracovatel považuje pokyn za rozporný s GDPR nebo jiným předpisem o ochraně osobních údajů, bez zbytečného odkladu správce upozorní a může provedení pokynu pozastavit do jeho vyjasnění.

3. Povinnosti zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje:

1. zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu a k účelu stanovenému smlouvou a doloženými pokyny správce;
2. zajistit, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly vázány mlčenlivostí nebo odpovídající zákonnou povinností důvěrnosti;
3. přijmout přiměřená technická a organizační opatření podle článku 32 GDPR, popsaná v bezpečnostní příloze;
4. dodržovat podmínky zapojení dalších zpracovatelů podle článku 5 tohoto DPA;
5. s ohledem na povahu zpracování pomáhat správci při vyřizování práv subjektů údajů;
6. pomáhat správci při plnění povinností podle článků 32 až 36 GDPR, zejména při řešení incidentů, posouzení rizika, DPIA a předchozí konzultaci;
7. po skončení zpracování osobní údaje vrátit nebo odstranit podle pokynu správce, smlouvy a retenční přílohy;
8. poskytnout informace potřebné k doložení souladu s článkem 28 GDPR a umožnit přiměřené ověření;
9. vést záznamy o kategoriích činností zpracování v rozsahu požadovaném právními předpisy;
10. spolupracovat s příslušným dozorovým úřadem.

4. Důvěrnost a přístup

Privilegovaný provozní přístup k prostředí FotoDrop má pouze poskytovatel jako fyzická osoba. Zpracovatel neposkytuje produkční přístup dalším zaměstnancům ani externím správcům, není-li správce předem informován v rámci změny organizačních opatření nebo seznamu subzpracovatelů.

Přístup pracovníků technických dodavatelů se řídí jejich smluvními podmínkami, DPA, pravidly důvěrnosti a principem nezbytné potřeby.

Zpracovatel zajistí, aby přístup k osobním údajům byl omezen na nezbytný rozsah a aby oprávnění byla pravidelně přezkoumávána.

5. Další zpracovatelé

Správce uděluje zpracovateli obecné písemné oprávnění zapojit další zpracovatele uvedené v aktuálním seznamu subzpracovatelů.

Zpracovatel:

• uloží subzpracovateli písemně povinnosti ochrany osobních údajů, které poskytují nejméně srovnatelnou úroveň ochrany jako toto DPA;
• zůstává vůči správci odpovědný za plnění povinností subzpracovatele v rozsahu stanoveném právními předpisy;
• oznámí zamýšlené přidání nebo nahrazení subzpracovatele nejméně 14 dní předem prostřednictvím e-mailu nebo administrace;
• poskytne správci možnost vznést v této lhůtě odůvodněnou námitku týkající se ochrany osobních údajů.

Pokud správce včas vznese odůvodněnou námitku, strany se pokusí nalézt přiměřené řešení. Není-li technicky nebo obchodně přiměřená alternativa dostupná, může správce ukončit dotčenou část služby ke dni zapojení subzpracovatele a obdrží poměrnou část ceny za neposkytnuté období.

6. Práva subjektů údajů

Obdrží-li zpracovatel žádost subjektu údajů týkající se údajů zpracovávaných jménem správce, bez zbytečného odkladu ji předá správci a sám jí nevyhoví, pokud k tomu nebyl správcem pověřen nebo mu takovou povinnost neukládá právní předpis.

Zpracovatel poskytne správci přiměřenou technickou součinnost zejména při:

• vyhledání a exportu údajů;
• opravě nebo doplnění údajů;
• omezení zpracování;
• odstranění médií nebo souvisejících záznamů;
• doložení historie rodičovských rozhodnutí, je-li funkce používána.

Správce bere na vědomí, že FotoDrop neprovádí rozpoznávání obličejů a nemůže automaticky vyhledat všechny fotografie konkrétního dítěte. Identifikace dotčených médií zůstává ručním úkolem správce.

7. Porušení zabezpečení osobních údajů

Zpracovatel oznámí správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví. Je-li to možné, poskytne první oznámení do 24 hodin od potvrzení, že incident může zahrnovat osobní údaje správce; tato doba je provozním cílem, nikoli samostatným SLA.

Oznámení podle dostupných informací obsahuje zejména:

• popis povahy incidentu;
• dotčené kategorie údajů a subjektů údajů;
• přibližný rozsah a časové období;
• pravděpodobné následky;
• přijatá nebo navržená opatření;
• kontaktní osobu pro další komunikaci.

Nejsou-li všechny informace dostupné současně, zpracovatel je poskytuje postupně bez zbytečného odkladu. Zpracovatel incident zdokumentuje a poskytne správci přiměřenou součinnost pro posouzení oznamovací povinnosti.

Oznámení incidentu nepředstavuje přiznání zavinění nebo právní odpovědnosti.

8. Bezpečnost a změny opatření

Technická a organizační opatření jsou popsána v bezpečnostní příloze. Zpracovatel je může přiměřeně aktualizovat s ohledem na vývoj techniky, rizik a služby, pokud celkovou úroveň ochrany podstatně nesníží.

Podstatnou změnu, která může nepříznivě ovlivnit ochranu údajů správce, zpracovatel oznámí předem, je-li to možné.

9. Mezinárodní předávání

Hlavní školní média a aplikační databáze jsou ukládány v prostředcích nakonfigurovaných s evropským umístěním. Jejich přenos, autorizované vydávání, dočasné síťové zpracování nebo transformace a některé provozní, e-mailové a bezpečnostní údaje mohou být zpracovávány také mimo EHP.

Zpracovatel zajistí, aby předání do třetí země probíhalo na základě použitelného mechanismu podle kapitoly V GDPR, zejména:

• rozhodnutí o odpovídající ochraně;
• standardních smluvních doložek Evropské komise;
• doplňkových technických a organizačních opatření;
• jiného právně přípustného mechanismu.

Aktuální informace o umístění a přenosových mechanismech jsou uvedeny v seznamu subzpracovatelů.

10. Vrácení a odstranění údajů

Po skončení poskytování služby zpracovatel podle smlouvy a pokynu správce:

• zpřístupní dostupný export v průběhu sjednané lhůty;
• ukončí provozní přístupy;
• odstraní, anonymizuje nebo minimalizuje aktivní osobní údaje;
• ponechá údaje v zálohách pouze do jejich běžného automatického přepsání;
• při obnově znovu aplikuje dříve provedené výmazy.

Povinnost odstranit údaje se nevztahuje na údaje, které FotoDrop uchovává jako samostatný správce na základě právní povinnosti nebo oprávněného zájmu, zejména účetní doklady, smluvní důkazy, záznamy o bezpečnostních incidentech nebo ochraně právních nároků.

Na žádost správce zpracovatel poskytne přiměřené potvrzení o dokončení aktivního offboardingu.

11. Informace, kontroly a audity

Zpracovatel poskytne správci dostupnou dokumentaci o:

• technických a organizačních opatřeních;
• používaných subzpracovatelích;
• retenčních a offboardingových postupech;
• relevantních bezpečnostních incidentech;
• plnění tohoto DPA.

Správce může jednou za 12 měsíců požádat o přiměřené vzdálené ověření formou dotazníku nebo kontroly dokumentů. Osobní nebo technický audit na místě je možný pouze tehdy, pokud dokumentární ověření nestačí, s nejméně 30denním předstihem a za podmínek chránících bezpečnost, důvěrnost a údaje jiných zákazníků.

Náklady běžného auditu nese správce. Prokáže-li audit podstatné porušení povinností zpracovatele, nese přiměřené náklady zpracovatel. Omezení četnosti a předstihu se nepoužije na naléhavou kontrolu po závažném incidentu nebo na požadavek dozorového orgánu.

12. Povinnosti správce

Správce odpovídá za to, že:

• má pro zpracování platný účel a právní titul;
• plní informační povinnosti;
• jeho pokyny jsou zákonné a přiměřené;
• předává pouze údaje nezbytné pro daný účel;
• správně spravuje přístupy, třídy, kontakty a rozhodnutí;
• vyhodnotí potřebu DPIA a případné předchozí konzultace;
• vyřizuje práva subjektů údajů a oznamovací povinnosti správce;
• nezadává zpracovateli pokyny k rozpoznávání obličejů nebo jiné funkci, kterou služba neposkytuje.

Správce poskytne zpracovateli aktuální kontakt pro záležitosti ochrany osobních údajů a bezpečnostní incidenty.

13. Odpovědnost

Vzájemná smluvní odpovědnost stran se řídí obchodními podmínkami, včetně jejich omezení odpovědnosti, pouze v rozsahu dovoleném právními předpisy.

Žádné ustanovení tohoto DPA:

• neomezuje práva subjektů údajů podle článku 82 GDPR;
• neomezuje pravomoci dozorových orgánů;
• nemění zákonné rozdělení odpovědnosti mezi správcem a zpracovatelem;
• neomezuje odpovědnost, kterou nelze podle českého nebo unijního práva předem omezit.

Pokud jedna strana uhradí subjektu údajů nebo orgánu částku, za kterou podle právních předpisů odpovídá druhá strana, má právo požadovat odpovídající vypořádání v rozsahu skutečného podílu druhé strany na porušení.

14. Doba trvání

DPA nabývá účinnosti uzavřením smlouvy nebo založením zkušební třídy a trvá po dobu, kdy zpracovatel zpracovává osobní údaje jménem správce.

Ustanovení o důvěrnosti, odpovědnosti, auditu, incidentní dokumentaci a výmazu trvají i po skončení DPA v rozsahu nutném k jejich účelu.

15. Pořadí dokumentů a závěrečná ustanovení

Při rozporu mezi tímto DPA a obchodními podmínkami má DPA přednost pro otázky zpracování osobních údajů.

Změny DPA pro běžící smlouvu vyžadují výslovné přijetí správce, s výjimkou čistě technických, kontaktních nebo zákonem vyžadovaných změn, které nesnižují úroveň ochrany.

DPA se řídí právem České republiky. Spory budou řešeny podle ustanovení obchodních podmínek.

---